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ネイティブとのビジネス会議での心構え

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日本人同士でも同じではあるのですが、
ネイティブとのビジネスでの会議において、
特に注意するべき点をまとめてみました。

 

会議を成功させるには、
それなりの周到な準備と
英会話力が必要になります。

 

ここでは、経験も交えてまとめてみました。
読者にとって、少しでも参考になると良いですね。

 

 

1.アジェンダを用意する

 

あらかじめ会議の議題を決めておくことは、不可欠です。

 

話し合いや打ち合わせが横道にそれることなく、
目的に向かって建設的に行われるようにするためです。

 

ネイティブがビジネス上のお客である場合は、
請け負った側がイニシアティブをとる形でアジェンダ案を提示し、
指摘があれば修正の上、会議の前に決めておくことが大切です。

 

実際に会議が始まってみると、
重要な点が浮き彫りになる事が良くありますが、

 

そのような場合はアジェンダに載っていなくても、
議題として時間を割く柔軟性も、また必要となってきます。

 

 

2.お客の話に耳を十分に傾けて聞く

 

お客であるネイティブがどのような発言をするのか、
注意深く聞く必要があるのは当然といえば、当然です。

 

自分のリスニング力が不足していて、十分に理解できない場合は、
ホワイトボードに絵を書いてもらって説明してもらうとか、

 

必要な場合には、キーとなる英単語を書いてもらって理解することも、
厭わない方が良いでしょう。

 

大切なのは、相手の言いたい事を正確に理解することだからです。
そして質問があれば、それに答えなければならないからです。

 

 

3.ゆっくりと正確に話す

 

こちらから話す場合には、ゆっくりと正確に話すことを心がけましょう。
その方が、自信があり信頼できる相手である事を印象付けるのには、
良いと思います。

 

もちろん、説明するための資料は、相手に分かってもらえる様に、
そして自分が説明しやすい様に入念に作成しておきましょう。

 

プロジェクターなどを使って、全員が見える様にして説明するか、
紙ベースの資料を全員に配布して話を進めると良いでしょう。

 

正に、プレゼンテーションのテクニックを使って、
会議を進めてください。

 

時には、ボディーランゲージを交えて、説明することも大切です。
日本人は、ボディーランゲージが上手でないと思われがちですが、
会議では多いに活用すると良いでしょう。

 

欲を言えば切りがありませんから、多少ジャパニーズイングリッシュ
になったとしても、はっきり聞こえる様に話すことが大切です。

 

 

4.分からない事は、追って知らせる事

 

会議をしていて、お客の質問に全て答えられるとは限りません。
その時は、追って調査した上で回答する旨を伝えましょう。

 

中途半端な回答は、相手も納得しない場合もありますから、
避けるべきです。

 

会議の最中に同僚に調べてもらって、回答できる場合もあります。
同僚にも質問の内容を伝えて、会議と並行して調べてもらうのも、
良い方法です。

 

会議は会社の評価にもつながりますから、
組織を挙げて会議に対応することは、当然の事と心得ましょう。

 

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3.議事録の作成はネイティブに依頼する

 

会議で打ち合わせた事は、
議事録として残すことが一般的です。

 

通常は議事録を作成して、
お互いがサインをして会議を終了する場合が多いので、

 

その場合、英文で作成することになるでしょうから、
お客であってもネイティブに作成を依頼しても構わないと考えます。

 

その方が、時間的にも速く正確に議事録を作成することができるからです。
回答できなかった事について、追って回答する旨の文面を含める事も
当然です。

 

議事録を読めば、合意したことが明確になり、
ビジネス上も、互いに安心することができます。

 

 

以上、日々、海外の顧客を相手に奮闘している皆さんにとって、
多少なりとも参考になったでしょうか。

 

これを参考にして、自分なりの知恵を加えて国際会議を成功させてください。

 

 

 

 

 

 

 

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